Mis à jour le 1^er septembre 2026 — sources en fin d’article.

Régularisation des charges en location meublée : ce que votre bail vous autorise à recompter

En location meublée, faire les comptes des charges une fois par an — la régularisation — n’a rien d’automatique : tout dépend d’une ligne du bail. L’article 25-10 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ouvre deux systèmes, et un seul se recompte.

Avec des provisions, vous appelez chaque mois un acompte sur les charges : eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, ordures ménagères, que vous avancez au syndic. Une fois par an, vous soldez le compte, factures à l’appui. Avec un forfait, vous encaissez un montant fixe qui ne se régularise jamais : aucun compte à rendre, aucun rattrapage. Un forfait mal calibré se paie tous les mois, pendant toute la durée du bail.

Quand recompter, avec quelles pièces, ce que le choix coûte après impôt. Le cadre général : le guide de la location meublée ; les postes refacturables : les charges récupérables en LMNP.

1. Provisions ou forfait : le choix se fait au bail

Les charges locatives « sont récupérées par le bailleur au choix des parties et tel que prévu par le contrat de bail » :

• 1° « Soit dans les conditions prévues à l’article 23, lorsqu’il s’agit de provisions pour charges » ;
• 2° « Soit sous la forme d’un forfait versé simultanément au loyer, dont le montant et la périodicité de versement sont définis dans le contrat et qui ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ».

Le forfait ferme le compte d’avance, erreur comprise : ni décompte, ni justificatifs, ni solde. La seule sortie est un avenant — un papier signé des deux parties qui modifie le bail en cours. En provisions, l’écart entre l’acompte et le réel est supporté par le locataire ; en forfait, par vous.

2. Pourquoi l’article 23 ne s’applique pas de plein droit au meublé

Le titre I^er de la loi de 1989, qui régit la location vide, ne s’applique au meublé que par la liste limitative de l’article 25-3, alinéa 2 — une énumération fermée hors de laquelle rien ne passe.

L’article 23 n’y figure pas. Les provisions n’arrivent en meublé que par l’article 25-10, 1°, qui renvoie aux « conditions prévues à l’article 23 » — et seulement si le bail les a choisies. On lit parfois que l’article 23 « s’applique au meublé » : vrai au résultat, faux dans le raisonnement.

Le forfait n’échappe pourtant pas à l’article 23 sur ce qu’on a le droit d’y mettre. Son montant « est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur en application du même article 23 » : la liste fermée de l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987 vaut donc aussi pour lui. Une dépense hors liste ne devient pas récupérable parce qu’on l’a glissée dans un forfait — c’est tout le cas du forfait ménage. Son seul plafond, sans barème :

Aucun texte ne chiffre cette disproportion ; le repère, c’est le réel. Notre studio coûte 92 € par mois : un forfait à 150 € dépasse ce chiffre de 63 % et se défend mal ; à 72 €, vous restez en dessous et payez la différence.

Même chaînon pour les articles 21 (quittance), 22 (dépôt), 7-1 (prescription) et 8-1 (colocation). En bail mobilité, le forfait est imposé (article 25-18). Le cadre du bail meublé d’un an est détaillé dans la location meublée de longue durée.

3. Les cinq gestes : un mois avant, six mois après, six ans d’archives

Sous provisions, la régularisation est obligatoire : elles « doivent […] faire l’objet d’une régularisation annuelle ».

1. Attendez l’arrêté des comptes du syndic, le décompte définitif établi après l’assemblée générale : vos chiffres réels.
2. Triez : rien que les postes de la liste de 1987, et rien que votre quote-part — la part de la dépense d’immeuble qui revient à votre lot.
3. Envoyez le décompte un mois avant de réclamer le solde : « le décompte par nature de charges » et, en immeuble collectif, « le mode de répartition entre les locataires ».
4. Tenez les pièces à disposition six mois après cet envoi : arrêté du syndic, factures, contrats d’entretien, tableau de répartition.
5. Archivez plus longtemps : six mois, c’est le temps pendant lequel vous devez les montrer, pas celui pendant lequel vous devez les garder. Le fisc peut les réclamer six ans (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), vos livres comptables dix ans (article L. 123-22 du code de commerce).

4. Le locataire part en cours d’année : prorata et dépôt de garantie

Aucun texte ne fixe de méthode de prorata au départ : ni l’article 23, ni le décret de 1987 ne répartissent la quote-part annuelle sur les mois d’occupation. La règle admise — quote-part annuelle × mois d’occupation ÷ 12 — cède devant un poste individualisé, comme l’eau au compteur : les charges ne sont « exigibles sur justification » qu’en contrepartie « des services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée », et le décompte porte déjà « la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement » (article 23, version en vigueur depuis le 1^er juillet 2021).

L’article 22 vous laisse le temps. En immeuble collectif, vous arrêtez les comptes de façon provisoire. Vous pouvez alors conserver, « lorsqu’elle est dûment justifiée », une « provision ne pouvant excéder 20 % du montant du dépôt de garantie » ; la régularisation définitive intervient « dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes de l’immeuble ». Les parties peuvent aussi solder tout de suite.

Le dépôt du meublé est de deux mois, ici 1 040 € (article 25-6) : la retenue de 20 %, 208 €, couvre largement les 120 € attendus. Délais de restitution : le dépôt de garantie en location meublée.

Sous forfait, la retenue de 20 % n’a plus d’objet : il n’y a rien à régulariser, puisque le forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure » (article 25-10, 2°). Or l’article 22 n’ouvre cette provision que « lorsqu’elle est dûment justifiée », et seulement « jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble ». Sans compte à arrêter, rien à justifier. La fiche service-public.gouv.fr sur le dépôt de garantie en meublé le confirme par construction : elle ne mentionne les 20 % que dans le cas des provisions, jamais dans celui du forfait.

Le prorata, en revanche, n’est pas automatique. Le forfait est « versé simultanément au loyer » : il suit le sort du loyer. Si le congé vient du bailleur, le locataire n’est redevable du loyer et des charges « que pour le temps où il a occupé réellement les lieux ». Si le congé vient du locataire, il les doit sur tout le préavis, même s’il rend les clés avant — sauf si vous relouez le logement entre-temps, avec son accord (article 25-8, I). En meublé, où le préavis est d’un mois et où c’est presque toujours le locataire qui part, c’est cette seconde branche qui joue.

5. Un solde encaissé est une recette : ce que le forfait coûte après impôt

Les charges versées par le locataire sont imposables comme le loyer (impots.gouv.fr, 8 juillet 2026). Vos loyers meublés sont des BIC — bénéfices industriels et commerciaux, la catégorie fiscale du commerce. Trois règles :

• un rappel encaissé est une recette de l’année d’encaissement au micro-BIC, le régime qui efface d’office la moitié de vos recettes ; au régime réel, où vous déduisez vos dépenses réelles, il se rattache à l’année où il est dû (articles 38, 2 bis et 54 du CGI) ;
• un trop-perçu remboursé diminue les recettes de l’année où vous le rendez ;
• l’abattement de 50 % du micro-BIC (article 50-0 du CGI) porte sur les recettes brutes, charges comprises : ces sommes comptent donc dans le seuil de 83 600 € de recettes 2026 (77 700 € pour les recettes 2025).

Notre studio sur un an, part charges seulement, loyer identique dans les deux colonnes. Impôt sur le revenu à 30 % — le taux de votre dernier euro — plus 18,6 % de prélèvements sociaux sur le résultat BIC : 48,6 %, addition simplifiée hors CSG déductible.

Au régime réel, la déduction des charges payées absorbe près de la moitié de l’erreur ; au micro-BIC, l’abattement n’en amortit que le quart, car il ignore ce que vous avez versé au syndic. Le forfait sous-évalué coûte donc plus cher au micro-BIC qu’au réel. Seule une clause de révision permet de le remonter, « aux mêmes conditions que le loyer principal » (augmentation du loyer).

6. Pour aller plus loin

Mise à jour : 1^er septembre 2026. Sources : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 7-1, 8-1, 21, 22, 23, 25-3, 25-6, 25-8, 25-10, 25-11 et 25-18, versions en vigueur au 1^er septembre 2026, l’article 25-10 dans sa rédaction issue de la loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987, article 1^er et son annexe ; CGI, articles 38, 2 bis, 54 et 50-0 (version en vigueur depuis le 1^er juillet 2026, décret n° 2026-562 du 29 juin 2026) ; code de la sécurité sociale, article L. 136-6, f (prélèvements sociaux de 18,6 % sur le résultat BIC, LFSS 2026, loi n° 2025-1403 du 30 décembre 2025) ; livre des procédures fiscales, article L. 102 B ; code de commerce, article L. 123-22 ; impots.gouv.fr, « Dois-je déclarer les loyers de ma location meublée en incluant les charges ? », mise à jour du 8 juillet 2026 ; service-public.gouv.fr, « Charges à payer par le locataire », fiche F947, mise à jour du 15 avril 2025 ; service-public.gouv.fr, « Dépôt de garantie dans un bail d’habitation — logement meublé », fiche F39713, mise à jour du 9 juin 2026.

Guide informatif. Les montants et taux cités sont ceux en vigueur au 1^er septembre 2026.