Entrées et sorties de locataire : Comment rédiger un état des lieux sans faire d'erreur ?

1. L'importance de l'état des lieux

L'état des lieux permet d'évaluer l'état du logement au moment de l'entrée et de la sortie du locataire. Ce document compare l'état du bien au début et à la fin du bail et sert de base pour déterminer si des dégradations sont survenues pendant la location. Il est donc indispensable de le rédiger avec rigueur pour éviter des conflits entre bailleurs et locataires.

2. Les éléments indispensables d'un état des lieux

L'état des lieux doit inclure un ensemble d'informations essentielles pour être complet et juridiquement valide. Voici les informations à mentionner sans faute :

• Localisation du logement : Adresse complète du bien loué.
• Nom des parties : Nom du locataire, du bailleur ou de leur représentant, ainsi que leurs coordonnées respectives.
• Relevés des compteurs : Électricité, eau, gaz, afin d'éviter tout litige sur la consommation.
• Nombre de clés et de badges remis : Préciser leur usage (porte principale, boîte aux lettres, etc.).
• Description détaillée des pièces : Pour chaque pièce du logement, décrire l'état des sols, murs, plafonds, ainsi que des équipements (fenêtres, portes, électroménagers).
• Date de l'établissement de l'état des lieux.
• Signature des parties : Elle doit figurer à la fin du document pour qu'il ait une valeur juridique.

À noter sur l'état des lieux de sortie :

Il est nécessaire d'ajouter :

• Nouvelle adresse du locataire.
• Comparaison de l'état des pièces entre l'entrée et la sortie pour identifier les éventuelles détériorations.

💡 Astuce : Afin de faciliter la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et de sortie, il est conseillé de rédiger les deux documents dans un format similaire ou même sur un seul document unique, tout en laissant de la place pour ajouter les modifications lors de la sortie.

3. La grille de vétusté : un outil supplémentaire pour éviter les litiges

La vétusté désigne l'usure normale du logement due au temps et à l'usage. Le décret n° 2016-382 permet au bailleur et au locataire de définir une grille de vétusté qui spécifie la durée de vie théorique des matériaux et des équipements ainsi qu'un coefficient d'abattement forfaitaire pour chaque année d'usage.

Les avantages d'une grille de vétusté :

• Transparence : Elle clarifie ce qui est dû à l'usure naturelle et ce qui constitue une dégradation.
• Prévention des litiges : En annexant ce document au bail dès le départ, bailleur et locataire s'accordent sur des critères objectifs.

Par exemple, un bailleur et un locataire peuvent s'entendre sur le fait qu'un revêtement de sol aura une durée de vie de 10 ans, et que l'usure normale correspondra à une diminution de sa valeur de 10 % par an. Si des dommages dépassent cette vétusté normale, ils pourront être imputés au locataire.

👉 Conseil pratique : Il est recommandé d'annexer la grille de vétusté dès la signature du bail pour s'assurer que les deux parties sont d'accord sur les termes dès le départ. Cela permettra d’éviter des désaccords lors de l’état des lieux de sortie.

4. Modifications après remise des clés : quelles sont les possibilités ?

Le locataire dispose de 10 jours après l'état des lieux d'entrée pour demander une modification, mais uniquement pour les éléments du logement qu'il n'aurait pas pu identifier lors de l'état initial. De plus, il peut signaler des problèmes liés aux équipements de chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe. Cela lui donne une marge de manœuvre pour signaler des anomalies qu'il n'aurait pas remarquées immédiatement.

En revanche, pour l'état des lieux de sortie, aucune modification n'est possible après la remise des clés. Le bailleur doit donc être extrêmement vigilant au moment du départ du locataire, car toute dégradation non constatée avant la remise des clés ne pourra pas être imputée au locataire sans son accord.

5. L'état des lieux électronique ou papier ?

L'état des lieux peut être rédigé sous forme de document papier ou électronique. Quelle que soit la forme choisie, il doit être remis aux deux parties pour validation. L'option électronique présente l'avantage de faciliter l'enregistrement et la comparaison, mais certaines personnes préfèrent encore utiliser la version papier pour plus de sécurité juridique.

💡 Bon à savoir : Ajouter des photos à l'état des lieux permet d’objectiver les constats faits sur place. Cela constitue une preuve visuelle utile en cas de contestation ultérieure.

Exemple concret d'application

Prenons le cas d'un logement meublé loué à usage de résidence principale. À l'entrée, l'état des lieux note que les murs du salon sont en bon état, mais qu'il y a quelques traces d'usure sur le parquet datant de plusieurs années. Le bailleur et le locataire conviennent d'appliquer une grille de vétusté définissant que le parquet a une durée de vie de 15 ans avec une usure normale représentant 5 % de sa valeur chaque année.

À la sortie, les murs du salon sont toujours en bon état, mais le parquet présente de nouvelles rayures importantes. Grâce à la grille de vétusté, il est déterminé que les rayures excèdent l'usure normale prévue par le temps. Le locataire accepte donc que le coût des réparations soit déduit de son dépôt de garantie, selon les termes fixés par la grille de vétusté.

Conclusion

La rédaction d’un état des lieux est une étape essentielle qui doit être réalisée avec soin pour éviter les litiges entre bailleur et locataire. En suivant scrupuleusement les règles du décret n° 2016-382 et en intégrant des outils comme la grille de vétusté, il est possible d’assurer une location en toute tranquillité. En tant que bailleur, la vigilance est de mise au moment de la remise des clés, et l'ajout de photos dans le document est une précaution supplémentaire pour éviter des désaccords. 📸

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