Entrées et sorties de locataire : Comment rédiger un état des lieux sans faire d'erreur ?

Lorsque votre locataire emménage ou quitte un logement, l’état des lieux d’entrée et de sortie est une étape incontournable. Ce document descriptif, établi contradictoirement (entre le bailleur et le locataire), sert à constater l’état précis du logement avant et après la location. Bien rédigé, il protège les deux parties en évitant les litiges sur d’éventuelles dégradations. À l’inverse, un état des lieux mal fait – ou pire, oublié – peut coûter cher et compliquer la restitution du dépôt de garantie. Alors, comment rédiger un état des lieux d’entrée et de sortie sans faire d’erreur ? Suivez ce guide complet et à jour des dernières règles en 2025 pour vous assurer un état des lieux clair, conforme à la loi, et sans mauvaises surprises.

L’importance de l’état des lieux et obligations légales en 2025

Un état des lieux est un document obligatoire lors d’une location vide ou meublée à usage de résidence principale. La loi Alur (2014) a rendu cette formalité obligatoire y compris pour les locations meublées(avant, seules les locations vides l’étaient), afin de mieux protéger bailleurs et locataires. Concrètement, un état des lieux d’entrée doit être réalisé au moment de la remise des clés (généralement le jour de la signature du bail), et un état des lieux de sortie au moment de la restitution des clés en fin de bail. Ces deux documents décrivent l’état du logement (et du mobilier dans le cas d’une location meublée) pour permettre de comparer l’avant/après.

Que dit la loi ? L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 (modifié par loi Alur) impose d’annexer un état des lieux d’entrée et de sortie au contrat de location. Un décret du 30 mars 2016 a précisé le contenu et les modalités de ces états des lieux. Ainsi, pour être conforme en 2025, un état des lieux doit au minimum comporter :

• Le type d’état des lieux (d’entrée ou de sortie) et la date de réalisation.

• L’adresse complète du logement loué.

• L’identité des parties : nom du locataire et du bailleur (ou son représentant), avec l’adresse du bailleur ou siège social s’il s’agit d’une société.

• Les clés et moyens d’accès remis : détaillez le nombre de clés et leur destination (porte, boîte aux lettres, badges…)

• L’état détaillé de chaque pièce et équipement : pour chaque pièce, décrivez précisément l’état des sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, ainsi que des équipements et mobiliers présents. Utilisez des termes clairs (neuf, bon état, état d’usage, mauvais état, etc.) et notez toute dégradation ou usure (tache, trou, rayure, panne…). N’hésitez pas à ajouter des observations ou réserves pour préciser certains points au besoin. Dans une location meublée, la liste du mobilier et son état doivent impérativement figurer dans l’état des lieux (ou en annexe inventaire).

• Les relevés de compteurs individuels (eau, électricité, gaz, chauffage…) lors de l’entrée et de la sortie. Inscrivez-les directement sur le document pour éviter tout litige ultérieur sur les consommations

• Les signatures des deux parties (locataire et bailleur) ou de leurs mandataires, à la fin du document. Chaque page doit également être paraphée par les deux parties pour authentifier l’ensemble.

Comment bien réaliser un état des lieux d’entrée ?

Préparation : Planifiez l’état des lieux d’entrée le jour de la remise des clés, idéalement en pleine lumière du jour. Assurez-vous que le logement est disponible et propre (logement vide ou occupant sortant déjà parti) afin de pouvoir tout inspecter. Vérifiez aussi que les services essentiels ne sont pas coupés – électricité, eau, gaz – pour pouvoir tester les éclairages, prises, robinetterie, chauffage, etc. Munissez-vous de deux exemplaires du formulaire (un pour chaque partie) ou d’un support numérique, d’un stylo, éventuellement d’une lampe de poche pour les recoins sombres, et pourquoi pas d’un appareil photo ou smartphone.

Utiliser un modèle conforme : Pour éviter les oublis, servez-vous d’un modèle d’état des lieux conforme à la loi de 2016. De nombreux sites (par exemple Service-Public, PAP, Anil, etc.) proposent des modèles gratuits à jour 2025intégrant toutes les rubriques obligatoires. Si vous optez pour un format papier, assurez-vous que le document comporte bien les sections listées plus haut (identité des parties, description de chaque pièce…). À défaut, créez votre propre checklist inspirée du décret officiel. Rappel : pour être valable, chaque page du document doit être datée, paraphée et signée par le bailleur et le locataire.

Inspection détaillée pièce par pièce : Parcourez le logement avec le locataire, en inspectant chaque pièce minutieusement. Pour chacune, notez l’état de tous les éléments visibles : murs (propreté, trous, fissures, peinture écaillée), sols (tâches, rayures, usure du revêtement), plafonds (traces d’humidité, fissures), portes et fenêtres (fermetures, vitres intactes ou fêlées), équipements (robinetterie, chasse d’eau, radiateurs, électroménager…). Soyez précis et objectif dans vos termes pour éviter toute interprétation ultérieure : par exemple, ne vous contentez pas d’indiquer “bon état” si l’élément présente quelques défauts mineurs. Détaillez : “bon état global hormis une petite rayure de 5 cm sur la porte”, “propre mais peinture légèrement jaunie par endroits”, etc. Plus un état des lieux est détaillé, moins il prêtera à contestation en sortie. N’hésitez pas à indiquer le nombre et l’emplacement des éventuelles imperfections (ex : “2 trous de chevilles mur Ouest”, “tâche brune ~10 cm² sur sol de la cuisine”). Ces précisions sont un gage de sérénitélors du comparatif final.

Si le logement est loué meublé, il faut en plus lister tous les meubles et équipements fournis dans chaque pièce, avec leur état : ex. “Canapé 3 places – bon état, quelques traces d’usure sur accoudoirs”, “Matelas 140 cm – état d’usage, taché coins”, “Micro-ondes – fonctionne, très bon état”. Cet inventaire du mobilier est obligatoire et doit être annexé au bail en plus de l’état des lieux lui-même. Profitez-en pour vérifier que chaque équipement mentionné est présent et fonctionne (électroménager en état de marche, clés qui ouvrent bien les serrures, etc.).

Sachez que le locataire dispose d’un délai de 10 jours après l’état des lieux d’entrée pour signaler par écrit (de préférence par lettre recommandée) un défaut ou une dégradation qui n’aurait pas été notée le jourJ. Le bailleur est alors tenu d’en tenir compte et d’ajouter ce point au document (via un avenant signé des deux parties). Ce droit est notamment utile si un problème est découvert à tête reposée ou dans un recoin mal inspecté. Cas particulier : le locataire peut également compléter l’état des lieux pendant le premier mois de chauffe pour des soucis liés au chauffage qui n’étaient pas décelables hors période de chauffe (par exemple radiateur en panne découvert en hiver). Passé ce délai, l’état des lieux d’entrée est considéré comme définitif.

Réaliser l’état des lieux de sortie sans se tromper

L’état des lieux de sortie s’effectue lorsque le locataire rend les clés et quitte définitivement le logement. Il est tout aussi important que celui d’entrée, car c’est la comparaison des deux documents qui permettra de déterminer d’éventuelles retenues sur le dépôt de garantie. Voici comment procéder pour ne pas faire d’erreur lors de la sortie :

Organisation : Convenez d’une date de rendez-vous pour l’état des lieux de sortie, idéalement le jour même de la libération du logement ou très peu de temps après. Comme pour l’entrée, il est préférable d’opérer en plein jour et avec un logement vide et propre. Le locataire doit avoir déménagé ses effets personnels et effectué le ménage final. S’il a rendu le logement moins propre qu’à l’entrée, notez-le également (la propreté fait partie de l’état du logement). Apportez l’état des lieux d’entrée pour pouvoir comparer sur place, ou utilisez un document de sortie reprenant la présentation de celui d’entrée.

Même format, mêmes critères : L’état des lieux de sortie doit se faire “sous la même forme” que celui d’entrée. Cela signifie que si l’EDL d’entrée était un document papier manuscrit, celui de sortie devra l’être aussi, et de même si c’était numérique. Idéalement, utilisez le même modèle ou un document unique comportant deux colonnes (“à l’entrée” / “à la sortie”) pour faciliter la comparaison. Passez en revue chaque pièce et chaque équipement en vous référant à l’état initial noté à l’entrée. Reprenez point par point : état des murs, sols, plafonds, etc., et consignez les différences.

Constater les écarts : Si le logement présente des dégradations nouvelles ou des éléments manquants par rapport à l’entrée, mentionnez-les précisément sur l’état des lieux de sortie. Par exemple : “Tache d’humidité apparue au plafond de la salle de bain depuis EDL d’entrée”, “Poignée de fenêtre chambre cassée (était intacte à l’entrée)”. Vous pouvez également noter « RAS » (rien à signaler) en face de chaque item resté en l’état. En cas de dommages identifiés, il peut être utile de prendre des photos datées lors de l’état des lieux de sortie également, pour compléter le dossier (notamment si un litige est anticipé). N’oubliez pas de relever à nouveau les compteurs de sortie et de récupérer tous les jeux de clésremis à l’origine.

Usure normale vs dégradations : Un point délicat consiste à faire la part entre la vétusté (usure normale due au temps) et les dégradations imputables à une mauvaise utilisation du locataire. Par exemple, une moquette ou une peinture vieillit inévitablement avec les années ; c’est une vétusté normale dont le locataire n’est pas responsable. À l’inverse, un trou dans une porte ou une vitre brisée sont des dégradations. Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements du logement ». Il est clairement établi que les différences constatées dues à la vétusté ne peuvent pas entraîner de retenue sur le dépôt de garantie. Autrement dit, le bailleur ne peut pas facturer au locataire la remise à neuf du logement pour le simple vieillissement normal des équipements. Pour faciliter cette appréciation, bailleur et locataire peuvent convenir dès la signature du bail d’une grille de vétusté (officielle ou conventionnelle) à appliquer en fin de location. Ces grilles fixent une durée de vie théorique des principaux équipements et un coefficient d’abattement annuel sur leur valeur, afin de répartir équitablement le coût des réparations liées à l’usure. Si une telle grille était annexée au bail, utilisez-la pour évaluer, par exemple, quelle part du remplacement d’une moquette usée revient au locataire en fonction de son ancienneté.

Signature et nouvelles obligations : Comme pour l’entrée, les deux parties doivent signer et dater l’état des lieux de sortie. Ce dernier comportera en plus quelques mentions spécifiques : l’adresse de forwarding du locataire (sa nouvelle adresse pour le contact et le renvoi de courrier) et le rappel de la date de l’état des lieux d’entrée. Ces informations sont obligatoires à la sortie. Vous pouvez également y préciser en observations la comparaison générale de l’état initial/final (par ex. “logement rendu dans l’ensemble en bon état, hors peinture séjour défraichie”). Remettez un exemplaire signé de l’état des lieux de sortie au locataire sur-le-champ, ou très rapidement par voie dématérialisée.

Après l’état des lieux de sortie : Selon le constat, le propriétaire décidera si des retenues sur le dépôt de garantie sont justifiées (pour réparer des dégradations). S’il n’y a aucune différence avec l’état initial (logement rendu conforme à l’entrée), on parle d’état des lieux de sortie conforme et le dépôt de garantie doit être restitué intégralement au locataire. En 2025, la loi prévoit cette restitution sous 1 mois après la remise des clés si tout est en ordre, ou sous 2 mois en cas de retenues pour réparations. Le bailleur devra fournir les justificatifs des éventuelles sommes retenues (factures de réparation, devis) au locataire.

Outils numériques et solutions pour faciliter vos états des lieux

En 2025, les états des lieux peuvent être grandement facilités par les outils numériques. Fini le crayon-papier obligatoire : de nombreuses applications mobiles et logiciels d’état des lieux permettent de réaliser un constat numérique, avec des avantages notables :

• Guidage et conformité : Les applis dédiées intègrent souvent un modèle pré-rempli conforme à la loi (avec toutes les rubriques obligatoires), vous guidant pièce par pièce pour n’oublier aucun détail. C’est pratique pour les non-initiés.

• Ajout de photos facile : Le numérique permet de prendre des photos depuis votre smartphone et de les insérer directement dans le rapport à l’endroit adéquatbailpdf.com. Les images sont horodatées et on peut même y ajouter des légendes, ce qui renforce leur valeur juridique.

• Gain de temps et de clarté : Vous pouvez utiliser des listes déroulantes de termes (neuf, bon état, etc.), gagner du temps sur l’écriture, et produire un document final propre et lisible (fini les pattes de mouche illisibles). Le rapport peut être généré en PDF instantanément.

• Signature électronique : Certaines solutions offrent la signature électronique du bailleur et du locataire sur la tablette ou le smartphone, évitant l’impression papier. Chacun reçoit ensuite son exemplaire numérique par email automatiquement.

• Archivage centralisé : Les plateformes permettent de stocker en ligne tous vos états des lieux, consultables à tout moment. Plus de risque de perdre le document ou les photos : tout est sauvegardé dans le cloud.

Parmi les outils disponibles, on trouve aussi bien des applications gratuites pour particuliers (par ex. ImmoPad, Zilliz, etc.) que des solutions pros. Il existe même des applications spécifiques pour les locations meublées, incluant un module d’inventaire du mobilier. N’hésitez pas à tester ces outils pour voir celui qui vous convient. Assurez-vous simplement que l’outil choisi respecte bien les exigences légales (mentions obligatoires, signature contradictoire, etc.).

En résumé, rédiger un état des lieux sans erreur est à la portée de tous à condition d’y consacrer le temps et la rigueur nécessaires. En 2025, la réglementation impose un certain formalisme, mais aussi offre des outils modernes (photos, numérique) pour fiabiliser le processus. Que ce soit à l’entrée ou à la sortie du locataire, gardez en tête ces principes essentiels : préparation, précision, impartialité et conformité légale. Un état des lieux bien fait protège le bailleur comme le locataire : il assure au propriétaire de pouvoir justifier des retenues en cas de dégradation avérée, et il garantit au locataire qu’on ne lui imputera pas des dommages qu’il n’a pas causés.